Ordin nr. 4/2010 pentru aprobarea Normelor privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 264 din 22 aprilie 2010
COMISIA DE SUPRAVEGHERE A ASIGURARILOR
Potrivit Hotararii Consiliului Comisiei de Supraveghere a asigurarilor din data de 13 aprilie 2010, prin care s-au adoptat
Normele privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari,
in temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) si (27), precum si ale art. 8 din legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare
si supravegherea asigurarilor, cu modificarile sI completarile ulterioare,
presedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor emite urmatorul Ordin:
Art. 1
Se aproba Normele privind organizarea activitatii de
arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari
si/sau in reasigurari, cuprinse in anexa care face parte
integranta din prezentul ordin.
Art. 2
Asiguratorii, reasiguratorii, intermediarii in asigurari,
precum si directiile de specialitate din cadrul Comisiei de
Supraveghere a Asigurarilor vor asigura ducerea la indeplinire
a prevederilor prezentului ordin.
Anexa - Norme privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari
Capitolul I - Dispozitii generale
Art. 1
In vederea pastrarii in mod corespunzator a
documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel incat
acestea sa poata fi prezentate la solicitarea Comisiei de
Supraveghere a Asigurarilor, precum si in scopul protejarii
drepturilor asiguratilor si al promovarii stabilitatii activitatii de
asigurare in Romania, se emit prezentele norme, care au ca
obiect organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori
si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari.
Art. 2
Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari
si/sau in reasigurari raspund prin intermediul conducerii executive
de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea
documentelor create si detinute, in conditiile prevederilor Legii
Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile
ulterioare, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in
forma electronica si ale prezentelor norme.
Art. 3
termenii si expresiile utilizate in prezentele norme au
semnificatiile prevazute in Legea nr. 32/2000 privind activitatea
de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si
completarile ulterioare, in Legea nr. 136/1995 privind asigurarile si
reasigurarile in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare,
in Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiara si falimentul
societatilor de asigurare si in normele emise in aplicarea acestora,
precum si in legislatia specifica privind activitatea de arhiva.
Capitolul II - Obligatiile asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari
Art. 4
Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari
si/sau in reasigurari au obligatia de a crea si de a detine
documente care sa ateste intreaga lor activitate.
Art. 5
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inregistra si de a
tine evidenta tuturor documentele intrate, iesite sau intocmite
pentru uz intern.
(2) Inregistrarea documentelor se va face intr-un registru de
evidenta a intrarilor-iesirilor, in mod cronologic, in ordinea primirii
si iesirii, fara ca numerele de inregistrare atribuite documentelor sa
se repete.
(3) Inregistrarea documentelor incepe de la data de 1 ianuarie
si se incheie la data de 31 decembrie ale fiecarui an.
Art. 6
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a infiinta, conform
prevederilor legale, compartimente de arhiva sau de a desemna
persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de
complexitatea, valoarea si cantitatea documentelor pe care le
creeaza sau le detin.
(2) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu
problemele de arhiva au urmatoarele obligatii:
a) sa coordoneze si sa raspunda de activitatea arhivistica din
cadrul asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari
si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile legislatiei
arhivistice in vigoare;
b) sa organizeze primirea si arhivarea documentelor de la
structurile asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari pe baza de proces-verbal si
inventare, intocmite conform legislatiei in vigoare;
c) sa propuna componenta Comisiei de selectionare a
documentelor si sa o convoace in vederea analizarii documentelor
cu termen de pastrare expirat si care pot fi propuse spre eliminare;
sa intocmeasca formele prevazute de lege pentru confirmarea
lucrarii de selectionare de catre Arhivele Nationale;
d) sa initieze si sa organizeze activitatea de intocmire a
Nomenclatorului arhivistic al asiguratorilor, reasiguratorilor si
intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari si sa il actualizeze
periodic; sa asigure legatura cu Arhivele Nationale in vederea
verificarii si confirmarii nomenclatorului si sa urmareasca modul
de aplicare a acestuia de catre structurile asiguratorilor,
reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari;
e) sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidenta
aflate in depozit;
f) sa asigure evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din
depozitul de arhiva, pe baza registrelor specifice;
g) sa cerceteze documentele din depozit in vederea eliberarii
documentelor solicitate de cetateni (asigurati, pagubiti, angajati
etc.), in conformitate cu legislatia arhivistica in vigoare;
h) sa puna la dispozitie pe baza de semnatura si sa tina
evidenta documentelor imprumutate compartimentelor, iar la
restituire sa verifice integritatea documentului imprumutat;
i) sa organizeze depozitul de arhiva dupa criterii prealabil
stabilite, conform prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare; sa
solicite conducerii asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor
in asigurari si/sau in reasigurari dotarea corespunzatoare a
depozitelor, potrivit prevederilor art. 11 alin. (2), sa informeze
conducerea acestora si sa propuna masuri in vederea asigurarii
conditiilor corespunzatoare de pastrare si conservare a arhivei;
j) sa puna la dispozitia delegatului Arhivelor Nationale toate
documentele solicitate cu prilejul efectuarii actiunilor de control
privind situatia arhivelor la creatori;
k) sa pregateasca documentele cu valoare istorica si
inventarele acestora, in vederea predarii lor la Arhivele Nationale,
conform legislatiei arhivistice in vigoare.
(3) Compartimentele de arhiva/Persoanele desemnate
responsabile cu problemele de arhiva raspund de evidenta,
inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor
inscrise in Nomenclatorul arhivistic al societatii.
Art. 7
Fiecare asigurator, reasigurator si intermediar in
asigurari si/sau in reasigurari are obligatia de a intocmi
Nomenclatorul arhivistic al societatii, care va fi transmis spre
avizare Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor si supus
aprobarii Arhivelor Nationale.
Art. 8
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inventaria
documentele si de a le preda compartimentului de arhiva.
(2) Documentele se grupeaza in dosare, potrivit problematicii
si termenelor de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhiva se
efectueaza pe baza de inventare si procese-verbale de predareprimire.
(4) In cadrul compartimentului de arhiva, asiguratorii,
reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor
organiza depozitul de arhiva.
(5) Pana la predarea la compartimentul de arhiva a
documentelor, se va intocmi o evidenta provizorie a acestora, pe
suport electronic si pe suport hartie, cu obligativitatea actualizarii
acesteia periodic.
Art. 9
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a intocmi evidenta
dosarelor depuse la depozitul de arhiva, respectiv a documentelor
scoase din depozit.
(2) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau
in reasigurari sunt obligati sa pastreze documentele create sau
detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva
distrugerii, degradarii ori sustragerii.
(3) Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din
depozit se tine pe baza Registrului de evidenta a intrarilor-iesirilor
unitatilor arhivistice. In evidenta informatica a unitatilor arhivistice
urmeaza a fi pastrate in mod obligatoriu urmatoarele informatii:
codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritoriala
emitenta a documentului, numarul documentului.
(4) In cazul in care un asigurator, reasigurator si intermediar
in asigurari si/sau in reasigurari intentioneaza sa scoata dosare
din evidenta arhivei, in vederea selectionarii, transferului catre un
alt asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in
reasigurari, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a
distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment
exterior imprevizibil si de neinlaturat, operatiunea se va efectua
cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor.
Capitolul III - Pastrarea documentelor si organizarea depozitului de arhiva
Art. 10
Sediile sociale si sediile secundare ale
asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau
in reasigurari vor fi prevazute cu spatii special amenajate pentru
pastrarea arhivei.
Art. 11
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a organiza depozitul
de arhiva, conform legii.
(2) Depozitul de arhiva va fi dotat, in functie de formatul si de
suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de
protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme
de prevenire si stingere a incendiilor, de prevenire a inundatiilor,
precum si cu aparatura specifica de urmarire si asigurare a
microclimatului si de control al accesului in depozit.
Art. 12
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari vor depune spre pastrare
permanenta la Arhivele Nationale sau, dupa caz, la structurile
teritoriale competente ale Arhivelor Nationale documentele cu
termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(2) Dosarele de dauna, impreuna cu evidenta completa a
acestora, precum si evidentele tehnico-operative si contabile
aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor,
reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari
timp de 7 ani.
(3) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial
anual, raportul asupra asigurarilor de viata, precum si orice alte
rapoarte prevazute de Legea nr. 32/2000, cu modificarile si
completarile ulterioare, de Legea nr. 503/2004, precum si de
normele emise in aplicarea acestora, registrul special al activelor
admise sa acopere rezervele tehnice, raportarile financiare
transmise catre Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, precum
si situatiile financiare anuale se pastreaza in arhiva asiguratorilor,
reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari
timp de 10 ani.
(4) Documentele cu valoare practica in baza carora se
elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale
ale asiguratilor vor fi pastrate de catre asiguratori, reasiguratori si
intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari.
(5) Asiguratorii si reasiguratorii impotriva carora s-a deschis
procedura falimentului sunt obligati sa predea Arhivelor Nationale
sau directiilor judetene ale Arhivelor Nationale documentele in
baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind
drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale
personalului.
Art. 13
(1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in
asigurari si/sau in reasigurari pot pastra arhiva la sediile sociale si
la sediile secundare sau o pot incredinta spre pastrare unei
societati autorizate sa presteze servicii de arhivare a
documentelor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu
modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii
nr. 135/2007, cu notificarea Comisiei de Supraveghere a
Asigurarilor, indicand societatea respectiva si datele sale de
contact.
(2) Societatea autorizata sa presteze servicii de arhivare
mentionata la alin. (1) trebuie sa respecte standardele de calitate
referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum si conditiile
prevazute la art. 11 alin. (2).
Capitolul IV - Dispozitii finale
Art. 14
Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari
si/sau in reasigurari care isi inceteaza activitatea au obligatia sa
dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei,
in conditiile prevazute de prezentele norme, si sa comunice
Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor adresa unde se afla
arhiva societatii, precum si datele de identificare si de contact ale
persoanei responsabile cu administrarea arhivei.
Art. 15
Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari
si/sau in reasigurari sunt obligati sa ia toate masurile in vederea
organizarii activitatii de arhiva, in termen de 60 de zile de la
intrarea in vigoare a prezentelor norme.
Art. 16
Nerespectarea in orice mod a dispozitiilor
prezentelor norme se sanctioneaza de catre Comisia de
Supraveghere a Asigurarilor in conditiile si potrivit prevederilor
art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile
ulterioare.
-------------
Drept OnLine va prezinta in cadrul acestei Sectiuni cateva reglementari juridice de interes general, cu mentiunea ca informatiile prezentate in aceasta sectiune au un caracter pur informativ, existand posibilitatea de a fi intervenit modificari ulterioare, abrogari, nesurprinse aici.
-------------
Materialul de fata reprezinta o prelucrare si formatare neoficiala a prevederilor oficiale, avand la baza texte publice preluate de la: Monitorul Oficial
Poate fi de interes si:
Ordinul 1252/2011 privind aplicarea prevederilor art. XI din OG 30/2011 pentru modificarea si completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, precum si pentru reglementarea unor masuri financiar-fiscale
OUG 17/2011 privind administrarea creantelor bugetare reprezentand comisionul datorat, pana la data de 31 decembrie 2010, de angajatori inspectoratelor teritoriale de munca, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative in domeniul
OG 7/2011 pentru modificarea si completarea Legii nr. 263/2004 privind asigurarea continuitatii asistentei medicale primare prin centrele de permanenta. Ordonanta 7/2011
Legea 289/2010 pentru modificarea si completarea unor acte normative. Lege nr. 289/2010
HG 1332/2010 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare si functionare a politiei locale. Hotararea 1332/2010
Legea 248/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr. 260/2008 privind asigurarea obligatorie a locuintelor impotriva cutremurelor, alunecarilor de teren sau inundatiilor
Legea 233/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca. Lege nr. 233/2010
OUG 97/2010 privind reglementarea unor masuri in sistemul de asigurari sociale de sanatate. Ordonanta de urgenta nr. 97/2010
Ordin nr. 1382/2010 privind modificarea Ordinului nr. 265/408/2010 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Contractului-cadru privind conditiile acordarii asistentei medicale in cadrul sistemului de asigurari sociale de sanatate pentru a
Ordin 753/2010 pentru aprobarea caracteristicilor tehnice ale cardului national de asigurari sociale de sanatate
Ordin 1294/2010 pentru modificarea si completarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile ulterioare, aprobate prin Ordinul nr. 340
OUG 82/2010 pentru modificarea art. 7 alin. (1) pct. 2 subpct. 2.1 din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, precum si pentru modificarea art. III din OUG nr. 58/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal si alt
Ordinul 599/2010 pentru aprobarea modelului declaratiei privind asigurarea in sistemul asigurarilor pentru somaj a persoanelor fizice care realizeaza venituri de natura profesionala, altele decat cele salariale, pentru care se datoreaza contributia i
Ordin 2007/2010 privind aprobarea Deciziei Comisiei fiscale centrale nr. 1/2010
Ordinul 470/2010 pentru modificarea si completarea Normelor de aplicare a prevederilor OUG 158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii si al presedintelui Casei Nationale
OUG 36/2010 pentru modificarea si completarea OUG 158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate
Legea 49/2010 privind unele masuri in domeniul muncii si asigurarilor sociale. Lege nr. 49/2010
Ordin nr. 44/2010 privind aprobarea unor masuri de eficientizare a activitatii la nivelul asistentei medicale ambulatorii in vederea cresterii calitatii actului medical in cadrul sistemului de asigurari sociale de sanatate
Ordin nr. 2/2010 pentru modificarea Normelor privind asigurarea obligatorie de raspundere civila pentru prejudicii produse prin accidente de vehicule, puse in aplicare prin Ordinul nr. 21/2009
HG nr. 1456/2009 pentru modificarea alin. (6) al art. 2 din HG nr. 1768/2005 privind preluarea din carnetele de munca a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat in sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001. Ho
| | Institutii financiare nebancare
Radu Diaconu
COMANDA ACUM |
Alte reglementari
Termeni juridici, grupare tematica
|
