Ordin nr. 1918/2011 pentru aprobarea procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 587 din 19 august 2011
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE
Avand in vedere prevederile art. 2 alin. (11) si art. 5 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general
de evidenta a salariatilor,
in baza art. 12 din Hotararea Guvernului nr. 11/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Muncii, Familiei si
Protectiei Sociale, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul muncii, familiei si protectiei sociale emite urmatorul ordin:
Art. 1
Se aproba procedura si actele pe care angajatorii
sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca
pentru obtinerea parolei, precum si procedura privind
transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in
format electronic, prevazute in anexa care face parte integranta
din prezentul ordin.
Art. 2
Inspectia Muncii si inspectoratele teritoriale de
munca vor duce la indeplinire prevederile prezentului ordin.
Art. 3
(1) Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al
Romaniei, Partea I.
(2) La data intrarii in vigoare a prezentului ordin, Ordinul
ministrului muncii, solidaritatii sociale si familiei nr. 20/2007
privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general
de evidenta a salariatilor in format electronic, publicat in
Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie
2007, se abroga.
ANEXA - Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si procedura privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
CAPITOLUL I - Dispozitii generale
1. Au obligatia de a infiinta, completa si transmite registrul
general de evidenta a salariatilor in format electronic angajatorii,
persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiti la art. 14
alin. (1) din Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, republicata,
precum si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor
state in Romania, respectiv, dupa caz, institutele culturale si
reprezentantele comerciale si economice ale altor state in
Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia
romana sau resedinta permanenta in Romania, potrivit art. 2
alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul
general de evidenta a salariatilor, denumita in continuare
hotarare.
CAPITOLUL II - Mentiuni cu privire la infiintarea registrului general de evidenta a salariatilor
2. Unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor —
sucursale, agentii, reprezentante, puncte de lucru sau alte
asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si misiunile
diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania,
respectiv, dupa caz, institutele culturale si reprezentantele
comerciale si economice ale altor state in Romania — au
obligatia de a infiinta, completa si transmite registrul general de
evidenta a salariatilor, daca sunt indeplinite cumulativ
urmatoarele conditii:
a) au primit delegare de competenta pentru incadrarea
personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) au primit delegare de competenta pentru infiintarea si
completarea registrului general de evidenta a salariatilor.
3. Unitatile fara personalitate juridica care indeplinesc
conditiile mentionate la pct. 2 pot incheia contracte de prestari
de servicii in vederea completarii si transmiterii registrului, daca
au primit delegare in acest sens.
CAPITOLUL III - Mentiuni cu privire la completarea registrului general de evidenta a salariatilor
4. Registrul general de evidenta a salariatilor cuprinde
contractele individuale de munca in desfasurare la data intrarii
in vigoare a prevederilor hotararii, indiferent daca acestea sunt
suspendate la data de 1 august 2011.
5. Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza
in ordinea incheierii, modificarii, suspendarii sau incetarii
contractelor individuale de munca.
6. Completarea elementului referitor la salariu se realizeaza
si pentru contractele deja inregistrate, in termen de 90 de zile de
la data intrarii in vigoare a hotararii.
7. Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza
de catre angajatori cu ajutorul aplicatiei informatice distribuite
gratuit de Inspectia Muncii sau cu ajutorul aplicatiilor informatice
proprii ale angajatorilor.
8. Completarea registrului se face de catre una sau mai
multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre
angajator.
9. Angajatorii pot contracta serviciul de completare si
transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea
dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru
protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu
modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari
de servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale
de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile
prevederilor legale in vigoare.
10. In vederea inregistrarii prestatorilor de servicii la
inspectoratele teritoriale de munca, angajatorii au obligatia de a
informa in scris inspectoratele teritoriale de munca despre
incheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat
serviciul de completare si transmitere a registrului. Informarea
inspectoratului teritorial de munca se va efectua in termen de
3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de
servicii.
11. Informarea la care s-a facut referire la pct. 10 va consta
intr-o adresa intocmita de angajator, care va cuprinde:
denumirea prestatorului de servicii; certificatul de inregistrare al
prestatorului, eliberat de registrul comertului; dovada inregistrarii
prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform
prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile
ulterioare, precum si data de la care s-a contractat serviciul de
completare si transmitere a registrului.
12. In cazul incetarii sau rezilierii contractului de prestari de
servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de
munca acest fapt cel mai tarziu la data incetarii sau rezilierii, in
vederea eliberarii unei noi parole angajatorului.
13. Completarea registrului general de evidenta a salariatilor
prin utilizarea aplicatiei puse la dispozitie de Inspectia Muncii se
face in conformitate cu instructiunile de utilizare obtinute de pe
pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro
sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
14. In cazul in care, pentru infiintarea si completarea
registrului general de evidenta a salariatilor, angajatorii folosesc
aplicatii informatice proprii de gestiune a salariatilor, aceste
aplicatii trebuie sa cuprinda si sa furnizeze elemente obligatorii,
similar aplicatiei informatice puse la dispozitie de Inspectia
Muncii.
15. Structura si formatul de fisier aferente registrului general
de evidenta a salariatilor in format electronic care trebuie
transmis la inspectoratul teritorial de munca, in cazul
angajatorilor care utilizeaza aplicatii informatice proprii, se pun
la dispozitie de Inspectia Muncii. Specificatiile tehnice ale
fisierului pot fi obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei
Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor
teritoriale de munca.
CAPITOLUL IV - Mentiuni cu privire la transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor
16. Transmiterea registrului se face de catre una sau mai
multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre
angajator.
17. Registrul general de evidenta a salariatilor se transmite
la inspectoratul teritorial de munca prin una dintre modalitatile
prevazute la art. 5 alin. (1) din hotarare, in conformitate cu
procedura stabilita in prezenta anexa si cu instructiunile de
utilizare a aplicatiilor.
18. Termenele de completare, respectiv inregistrare in
registru a elementelor prevazute in hotarare sunt stabilite dupa
cum urmeaza:
a) cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii
de catre salariatul in cauza pentru elementele prevazute la
art. 3 alin. (2) lit. a)—g) din hotarare;
b) in termen de 90 de zile de la intrarea in vigoare a hotararii,
pentru elementul referitor la salariu, sporuri si cuantumul
acestora, in cazul contractelor individuale de munca deja
inregistrate. Prin salariu se intelege salariul de baza lunar brut
stipulat in contractul individual de munca;
c) cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului
de 20 de zile lucratoare prevazut de lege, de la data aparitiei
modificarii elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)—g)
din hotarare, cu exceptia situatiilor in care modificarile se produc
ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act
normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care
angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de
continutul acestora.
19. Registrul completat pe baza aplicatiei informatice proprii
sau distribuite de Inspectia Muncii se transmite la inspectoratul
teritorial de munca in a carui raza teritoriala angajatorul isi are
sediul ori domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare
anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat.
20. Unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor, care
au competenta infiintarii, completarii si transmiterii registrului,
au obligatia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de
munca in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara
activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de hotarare.
A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspectiei Muncii
21. Transmiterea on-line se face dupa solicitarea si obtinerea
de catre angajator a numelui de utilizator si a parolei, indiferent
daca angajatorul presteaza serviciul de completare si
transmitere a registrului sau are incheiat un contract de prestari
de servicii, si activarea accesului la portalul Inspectiei Muncii
http://itmonline.inspectiamuncii.ro
22. Obtinerea numelui de utilizator si a parolei se face la
sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza
teritoriala angajatorul isi are sediul sau domiciliul, in baza
prezentarii urmatoarelor documente:
a) solicitare scrisa pentru eliberarea numelui de utilizator si
a parolei;
b) imputernicire semnata si stampilata de angajator, in cazul
in care persoana care solicita obtinerea numelui de utilizator si
a parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului;
c) copie de pe certificatul de inmatriculare;
d) copie a actului de identitate al persoanei imputernicite.
23. Incepand cu data intrarii in vigoare a prezentei proceduri,
obtinerea numelui de utilizator si a parolei este conditionata de
transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de munca a
registrului general de evidenta a salariatilor, conform noului
sistem informatic aferent hotararii.
24. Modelul de imputernicire poate fi obtinut de pe pagina de
internet a Inspectiei Muncii sau de la sediul inspectoratelor
teritoriale de munca.
25. Obtinerea numelui de utilizator si a parolei pentru unitatile
fara personalitate juridica ale angajatorilor se face la sediul
inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala
acestea isi desfasoara activitatea, in baza unei imputerniciri
semnate si stampilate de reprezentantul legal al unitatii fara
personalitate juridica, insotita de o copie a urmatoarelor
documente:
a) delegarea de competenta pentru incadrarea personalului
prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea
registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic;
c) certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitatii fara personalitate juridica.
B. Transmiterea prin e-mail pe baza de semnatura electronica
26. Angajatorii care detin semnatura electronica extinsa,
bazata pe un certificat calificat, obtinut de la un furnizor de
servicii de certificare in conditiile Legii nr. 455/2001 privind
semnatura electronica, pot depune registrul general de evidenta
a salariatilor la adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia
Muncii.
27. Modalitatea de transmitere prin e-mail si adresa de
e-mail pot fi obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei
Muncii.
C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca
28. Transmiterea registrului prin depunerea la sediul
inspectoratului teritorial de munca se face pe suport CD,
discheta 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem
de fisiere FAT/FAT32.
29. Registrul general de evidenta a salariatilor, insotit de o
adresa de inaintare semnata si stampilata de catre
reprezentantul legal, se depune dupa cum urmeaza:
a) la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza
teritoriala persoanele fizice sau juridice isi au domiciliul,
respectiv sediul;
b) la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza
teritoriala isi desfasoara activitatea unitatile fara personalitate
juridica.
30. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial
de munca a registrului adresa de inaintare este insotita de o
copie a certificatului de inmatriculare la registrul comertului, a
certificatului de inregistrare fiscala, respectiv o copie a actului
de identitate — in cazul angajatorului persoana fizica.
31. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial
de munca a registrului de catre unitatile fara personalitate
juridica ale angajatorilor, adresa de inaintare este insotita de o
copie a urmatoarelor documente:
a) delegarea de competenta pentru incadrarea personalului
prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea
registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic;
c) certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitatii fara personalitate juridica.
32. In cazul modificarii elementelor de identificare a
angajatorului sau a unitatilor fara personalitate juridica ale
acestuia, depunerea ulterioara a registrului general de evidenta
a salariatilor in format electronic trebuie insotita de o copie a
certificatului de inmatriculare la registrul comertului si a
certificatului de inregistrare fiscala, care sa ateste aceste
modificari.
33. Completarea eronata a registrului general de evidenta a
salariatilor in format electronic sau a datelor de identificare a
angajatorului da dreptul inspectoratului teritorial de munca de a
refuza inregistrarea acestuia.
-------------
Drept OnLine va prezinta in cadrul acestei Sectiuni cateva reglementari juridice de interes general, cu mentiunea ca informatiile prezentate in aceasta sectiune au un caracter pur informativ, existand posibilitatea de a fi intervenit modificari ulterioare, abrogari, nesurprinse aici.
-------------
Alte reglementari
Termeni juridici, grupare tematica
|
