Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicata 2014. Legea Arhivelor nationale
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 293 din 22 aprilie 2014
Republicata in temeiul art. 248 din Legea nr. 187/2012 pentru punerea in aplicare a Legii nr. 286/2009 privind Codul penal, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificarile ulterioare, dandu-se textelor o noua numerotare.
Legea nr. 16/1996 a fost publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 si ulterior a fost modificata si completata prin:
Legea nr. 358/2002 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002;
Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006, aprobata cu modificari prin Legea nr. 474/2006, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006;
Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autoritati si institutii publice, rationalizarea cheltuielilor publice, sustinerea mediului de afaceri si respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeana si Fondul Monetar International, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificarile si completarile ulterioare;
Legea nr. 138/2013 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013.
Capitolul I - Dispozitii generale
Art. 1
Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare si religioase, de catre persoane fizice autorizate, profesionisti care isi desfasoara activitatea in baza unei legi speciale si persoane fizice. Acestor documente statul le asigura protectie speciala, in conditiile prezentei legi.
Art. 2
Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in sensul prezentei legi, se intelege: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romani in strainatate.
Art. 3
(1) Administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se realizeaza de catre Arhivele Nationale, care se infiinteaza prin hotarare a Guvernului**) la nivel de directie, in subordinea Ministerului Afacerilor Interne.
(2) Arhivele Nationale isi exercita atributiile prin compartimentele sale specializate si prin serviciile judetene ale Arhivelor Nationale**).
(3) Protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se realizeaza in conditii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar in caz de razboi sau de calamitati naturale, de catre creatori si detinatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atributii speciale in asemenea situatii si cu asistenta de specialitate a Arhivelor Nationale.
------
**) A se vedea Hotararea Guvernului nr. 1.376/2009 privind infiintarea, organizarea si functionarea Arhivelor Nationale, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 805 din 25 noiembrie 2009, cu modificarile ulterioare.
Art. 4
Persoanele fizice si persoanele juridice, creatoare si detinatoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, denumite in continuare creatori si detinatori de documente, raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor in conditiile prevederilor prezentei legi.
Capitolul II - Atributiile Arhivelor Nationale in administrarea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei
Art. 5
Arhivele Nationale acorda asistenta de specialitate si asigura desfasurarea unitara a operatiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor si detinatorilor de documente, indeplinind urmatoarele atributii:
a) elaboreaza, in conformitate cu prevederile prezentei legi, norme si metodologii de lucru pentru organizarea si desfasurarea intregii activitati arhivistice, inclusiv pentru clasificarea si includerea in Fondul Arhivistic National al Romaniei a documentelor prevazute la art. 2, care se dau publicitatii, dupa caz;
b) controleaza aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare pe linia muncii de arhiva si stabileste masurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii si detinatorii de arhiva documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in conditiile si la termenele prevazute in prezenta lege;
d) asigura evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor e care le detine;
e) asigura documentele pe baza de microfilme si alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie si dezvolta banca de date a Arhivelor Nationale si reteaua automatizata de informare si documentare arhivistica, stabileste masuri pentru corelarea tehnica si metodologica si pentru colaborarea serviciilor de informare si documentare arhivistica si a compartimentelor similare din cadrul Sistemului national de informare si documentare;
g) elaboreaza si editeaza "Revista Arhivelor" si alte publicatii de specialitate, destinate informarii si sprijinirii cercetarii stiintifice, precum si punerii in valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei;
h) asigura, prin Facultatea de Arhivistica si Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica, pregatirea si specializarea personalului necesar desfasurarii activitatilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atesta daca un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei;
j) autorizeaza scoaterea temporara peste granita a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Natioanl al Romaniei, in scopul expunerii sau documentarii cu ocazia unor manifestari stiintifice sau culturale internationale;
k) intretine si dezvolta relatii cu organele si institutiile similare din strainatate, in vederea informarii reciproce in domeniul arhivistic si al schimbului de documente si de reproduceri de pe acestea; asigura aplicarea conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul arhivistic si participa la congrese, conferinte, reuniuni si consfatuiri arhivistice internationale;
l) asigura aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare in realizarea protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, respectiv in apararea secretului de stat, paza si conservarea acestor documente, atat in timp de pace, cat si la mobilizare sau razboi.
Art. 6
In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza un consiliu stiintific, format din specialisti ai Arhivelor Nationale, cercetatori, cadre didactice universitare si specialisti din ministerele interesate, care analizeaza, dezbate si face propuneri in probleme privind normele si metodologiile specifice de lucru, publicatiile de specialitate, precum si dezvoltarea intregii activitati arhivistice. Modul de organizare si functionare, precum si componenta consiliului stiintific se stabilesc prin regulament de organizare si functionare, aprobat de directorul Arhivelor Nationale.
Capitolul III - Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente
Sectiunea I - Evidenta documentelor
Art. 7
Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.
Art. 8
(1) Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.
(2) Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9
(1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3.
(2) Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
(3) Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.
Sectiunea II - Selectionarea documentelor
Art. 10
(1) In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza comisia centrala de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de creatorii la nivel central, iar in cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaza cate o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de ceilalti creatori.
(2) Modul de organizare si atributiile comisiilor prevazute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistica, aprobate de directorul Arhivelor Nationale.
Art. 11
(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.
(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).
(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.
Sectiunea III - Pastrarea documentelor
Art. 12
(1) Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
(2) Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
(3) Arhivele Nationale si serviciile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor.
(4) Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate in arhiva societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, la care detine cel putin 50% plus o actiune din capitalul social.
Sectiunea IV - Depunerea documentelor la Arhivele Nationale
Art. 13
(1) Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) documentele fotografice, precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;
e) matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea comleta a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.
(2) Documentele create si detinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale din momentul in care, prin ordin al presedintelui Autoritatii pentru Administrarea Activelor Statului, se constata ca nu mai sunt necesare pentru desfasurarea activitatii curente.
Art. 14
(1) Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea termenului de depunere, daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor, pe baza aprobarii directorului Arhivelor Nationale, in cazul creatorilor si detinatorilor la nivel central, si a sefilor serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori, in conditiile respectarii prevederilor prezentei legi.
(2) Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale, precum si Academia Romana isi pastreaza documentele proprii in conditiile prezentei legi si dupa expirarea termenelor prevazute la art. 13.
Art. 15
(1) Organizatiile particulare si persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romaniei le pot depune la Arhivele Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe si impozite.
(2) Detinatorul care doreste sa vanda documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei este obligat sa comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dupa caz, serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60 de zile de la data inregistrarii comunicarii.
Art. 16
Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.
Art. 17
Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 14 si 15, sunt obligati sa depuna la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18
(1) In cazul declararii falimentului, in conditiile legii, a unui creator de documente, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
(2) In cazul incetarii, in conditiile legii, a activitatii unei persoane fizice autorizate sau a activitatii unui profesionist care isi desfasoara activitatea in baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau in cazul in care acestia solicita, in mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcatuiesc arhiva se pot prelua de catre persoana fizica asociata, de catre profesionistul asociat sau de catre organizatia profesionala din care acestia fac parte, la solicitarea expresa a acestora.
(3) Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile cetatenilor referitoare la stagiile de cotizare in sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
(4) In cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finantarea transferului arhivei catre un operator economic autorizat sa presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de catre lichidator, din fondul de lichidare, in conditiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei, cu modificarile si completarile ulterioare, sau, dupa caz, din averea debitorului.
(5) In vederea realizarii activitatilor prevazute la alin. (1)-(4) se instituie obligatia notificarii Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) de catre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolventei unui creator sau detinator de documente si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati;
b) de catre operatorii economici prevazuti la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1) cu privire la documentele preluate in baza contractelor prevazute la alin. (1);
c) de catre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au in pastrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiintati cu privire la predarea arhivei si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati.
(6) In scopul informarii publice se instituie obligatia de a publica informatii relevante privind situatia documentelor preluate de la creatorii dizolvati, astfel:
a) pentru operatorii economici prevazuti la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;
b) pentru Arhivele Nationale, ca urmare a notificarii prevazute la alin. (5), prin pagina proprie de internet.
Art. 19
(1) Operatorii economici pot presta servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor cu valoare practica pe care le detin, denumite in continuare servicii arhivistice, numai dupa obtinerea autorizatiei de functionare din partea Arhivelor Nationale sau a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.
(2) Autorizatia de functionare se elibereaza, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile referitoare la:
a) competenta profesionala - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de munca, avand pregatirea profesionala necesara prestarii serviciilor arhivistice;
b) baza materiala - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spatii, dotari pentru personal in vederea inceperii si desfasurarii activitatilor prevazute la alin. (1);
c) existenta unor reglementari interne de practica arhivistica, in conformitate cu prevederile legii.
(3) Autorizatia de functionare se elibereaza pentru o perioada de 3 ani si poate fi reinnoita pentru aceeasi perioada.
(4) Autorizatia de functionare se reinnoieste obligatoriu, inainte de implinirea perioadei prevazute la alin. (3), in cazul schimbarii sediului principal, fuziunii sau divizarii operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice.
(5) Pentru reinnoirea autorizatiei de functionare, operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, documentatia actualizata care face dovada indeplinirii conditiilor prevazute la alin. (2).
Art. 20
(1) Autorizatia de functionare se suspenda de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, pentru o perioada care nu va putea depasi 3 luni, in urmatoarele situatii:
a) cand se constata ca operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu mai indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia, conform art. 19 alin. (2);
b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice desfasoara alte servicii arhivistice decat cele pentru care s-a eliberat autorizatia de functionare;
c) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a fost sanctionat contraventional de cel putin 3 ori intr-un an, pentru fapte prevazute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizatiei de functionare intra in vigoare in termen de 5 zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.
(3) Suspendarea autorizatiei de functionare consta in interzicerea dreptului operatorului economic care presteaza servicii arhivistice de a incheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendarii si pana la data stabilita in notificarea prevazuta la alin. (2), operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice are obligatia de a dispune masurile necesare pentru inlaturarea sau incetarea situatiilor care au stat la baza suspendarii.
(4) Contractele prevazute la alin. (3), incheiate pe perioada suspendarii, sunt lovite de nulitate absoluta.
Art. 21
(1) Autorizatia de functionare se retrage de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, in urmatoarele situatii:
a) la cererea operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice;
b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a furnizat documente continand informatii eronate cu ocazia solicitarii eliberarii/reinnoirii autorizatiei de functionare;
c) cand, la implinirea perioadei de suspendare a autorizatiei de functionare dispuse potrivit art. 20 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia;
d) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu respecta interdictia stabilita la art. 20 alin. (3) sau nu isi indeplineste obligatiile ce ii revin pana la data stabilita in notificarea comunicata de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz;
e) in cazul suspendarii autorizatiei de functionare, de doua ori intr-un interval de un an;
f) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu a desfasurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberarii autorizatiei de functionare.
(2) Autorizatia de functionare se retrage:
a) de la data solicitata de operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice;
b) in termen de 30 de zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dua caz, in situatiile prevazute la alin. (1) lit. b)-f).
Art. 22
(1) Contractele avand ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie sa contina clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice, in cazul incetarii activitatii acestuia, catre un alt operator economic autorizat sa presteze servicii arhivistice.
(2) Contractele incheiate cu nerespectarea obligatiei prevazute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absoluta.
Art. 23
Procedura de notificare si continutul notificarii prevazute la art. 18 alin. (5), datele care se introduc in registrul prevazut la art. 25 alin. (1) si conditiile privind gestionarea acestuia, precum si procedurile de eliberare, reinnoire, suspendare sau retragere a autorizatiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne*), care se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
--------
*) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 619 din 4 octombrie 2013.
Art. 24
(1) Creatorii si/sau detinatorii de documente, persoane juridice, care isi schimba regimul de proprietate sau isi modifica obiectul de activitate, precum si noii detinatori care preiau patrimoniul au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de lege.
(2) Creatorii si/sau detinatorii de documente prevazuti la alin. (1), precum si operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice sunt obligati sa ia masuri impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii fara drept a documentelor din arhiva.
(3) Depozitarea documentelor prevazute la alin. (2) se face in spatii si in conditii corespunzatoare, avizate de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.
(4) Carnetele de munca se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz.
Art. 25
(1) Arhivele Nationale asigura evidenta generala a operatorilor economici autorizati sa presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
(2) Registrul prevazut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informatii se realizeaza cu respectarea termenelor si procedurilor prevazute de reglementarile legale privind liberul acces la informatiile de interes public.
Art. 26
(1) Prin exceptie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, dupa caz, sunt singurele entitati care detin, administreaza, conserva si protejeaza arhivele notariale. Aceste entitati isi exercita atributiile prevazute de prezentul alineat, fara indeplinirea vreunei conditii prealabile de autorizare.
(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici, dupa caz, pot detine, administra, conserva si proteja si alte arhive decat cele notariale, cu indeplinirea tuturor conditiilor prevazute de prezenta lege.
Art. 27
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei o data intrate, potrivit legii, in depozitele Arhivelor Nationale si/sau ale serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate in custodie.
Capitolul IV - Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei
Art. 28
(1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi folosite pentru: cercetare stiintifica, rezolvarea unor lucrari administrative, informari, actiuni educative, elaborarea de publicatii si eliberarea de copii, extrase si cerificate.
(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi consultate, la cerere, de catre cetateni romani si straini, dupa 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a implinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitatii creatoare sau detinatoare.
(3) Documentele de valoare deosebita nu se expun public, in original, ci sub forma de reproduceri.
Art. 29
(1) Creatorii ori detinatorii de documente sau, dupa caz, succesorii in drepturi ai acestora sunt obligati sa elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice si a persoanelor juridice, certificate, adeverinte, copii si extrase de pe documentele pe care le creeaza ori le detin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a implinit termenul prevazut la art. 13, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant.
(2) Serviciile prestate de catre Arhivele Nationale pentru rezolvarea solicitarilor persoanelor fizice si ale persoanelor juridice se efectueaza, contra cost, in conditiile prevazute de lege.
(3) Serviciile arhivistice prestate in conditiile alin. (1) de catre operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice se efectueaza contra cost, pe baza unor tarife ale caror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Nationala a Practicienilor in Insolventa din Romania, cu avizul Arhivelor Nationale.
Art. 30
(1) Documentele a caror cercetare poate afecta interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor, prin datele si informatiile pe care le contin, sau cele a caror integritate fizica este in pericol nu se dau in cercetare.
(2) Fac parte din aceasta categorie documentele care:
a) privesc siguranta, integritatea teritoriala si independenta statului roman, potrivit prevederilor constitutionale si ale legislatiei in vigoare;
b) pot leza drepturile si libertatile individuale ale cetateanului;
c) sunt intr-o stare necorespunzatoare de conservare, situatie stabilita de comisia de specialitate si consemnata intr-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
(3) Stabilirea documentelor respective se face de catre detinatorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.
Capitolul V - Personalul arhivelor
Art. 31
(1) Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 2, persoane juridice, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora.
(2) Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, structura si competenta acestor compartimente de arhiva vor fi stabilite de catre conducerea unitatii creatoare si detinatoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale.
Art. 32
Formarea, atestarea si perfectionarea personalului de specialitate din Arhivele Nationale, cat si din celelalte unitati creatoare si detinatoare de documente de arhiva se realizeaza prin Facultatea de Arhivistica si prin Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica.
Art. 33
Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi dimensionat in functie de calitatea si specificul materialului documentar aflat in administrare si face parte din categoria functionarilor publici.
Capitolul VI - Raspunderi si sanctiuni
Art. 34
Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, dupa caz, raspunderea contraventionala, civila sau penala.
Art. 35
(1) Scoaterea peste granita fara drept, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la un an la 5 ani sau cu amenda.
(2) Instrainarea, fara drept, a documentelor prevazute la alin. (1) catre persoane fizice sau juridice straine constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 2 la 7 ani.
(3) Tentativa se pedepseste.
Art. 36
Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urmatoarele fapte, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii penale, sa fie considerate infractiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neintocmirea de catre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2);
b) nepredarea de catre compartimentele unitatii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pastrare permanent, pe baza de inventar si proces-verbal de predareprimire, conform prevederilor art. 9;
c) neselectionarea documentelor create si detinute de catre persoane juridice, la termenele prevazute in nomenclatorul propriu, de catre comisia de selectionare a documentelor, in conditiile prevazute la art. 11;
d) neasigurarea conditiilor corespunzatoare de pastrare si protejare a documentelor create si detinute de catre creatorii si detinatorii de arhiva, persoane juridice sau ersoane fizice, potrivit art. 12;
e) nepredarea, la Arhivele Nationale si, dupa caz, la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre creatorii si detinatorii de documente de arhiva, la expirarea termenelor prevazute la art. 13;
f) oferta de vanzare sau vanzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre persoane fizice sau persoane juridice, fara respectarea prioritatii Arhivelor Nationale de a le cumpara, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);
g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, de catre creatorii si detinatorii de documente de arhiva, a inventarelor pe care le detin la expirarea termenelor de depunere, in conditiile prevazute la art. 17;
h) nerespectarea obligatiilor prevazute la art. 18 alin. (4) si alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) si (4), art. 24 si art. 29 alin. (1), precum si practicarea de servicii arhivistice cu depasirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3);
i) nerespectarea de catre toti creatorii si detinatorii de documente a conditiilor de pastrare, conservare, punere in valoare, publicitate, precum si a celor de acces la documente, in conditiile legii.
Art. 37
(1) Contraventiile prevazute la art. 36 se sanctioneaza cu amenda de la 1.000 lei la 25.000 lei.
(2) Amenda se aplica si persoanei juridice.
(3) In cazul contraventiilor prevazute la art. 36 lit. f), Arhivele Nationale pot solicita instantei judecatoresti anularea actului de vanzare, chiar si dupa expirarea termenului de prescriptie a raspunderii contraventionale, in conditiile legii civile.
Art. 38
Constatarea contraventiilor prevazute la art. 36 si aplicarea sanctiunilor se fac de catre imputernicitii Arhivelor Nationale si, dupa caz, ai serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale.
Art. 39
Impotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se poate face plangere, in termen de 15 zile de la comunicare, la judecatoria in a carei raza teritoriala a fost savarsita contraventia.
Art. 40
Contraventiilor prevazute in prezenta lege le sunt aplicabile dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.
Capitolul VII - Dispozitii finale si tranzitorii
Art. 41
Creatorii si/sau detinatorii de documente sunt obligati sa comunice in scris, in termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau, dupa caz, serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, documentele care le atesta infiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, in conditiile legii, precum si masurile dispuse in vederea arhivarii documentelor create sau detinute de acestia.
Art. 42
Denumirile Directia Generala a Arhivelor Statului si Arhivele Statului, folosite in actele normative in vigoare, se inlocuiesc cu denumirea Arhivele Nationale.
Art. 43
Dispozitiile din prezenta lege referitoare la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale se aplica, in mod corespunzator, si Serviciului Municipiului Bucuresti al Arhivelor Nationale.
Art. 44
Anexele nr. 1-6 fac parte integranta din prezenta lege.
Art. 45
Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste Romania, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte dispozitii contrare prevederilor prezentei legi se abroga.
Anexa nr. 1
Aprob,
Presedintele Consiliului de administratie
(director)
.........................
Se confirma,
Directorul Arhivelor Nationale
(Seful Serviciului Judetean ................ al Arhivelor Nationale)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NATIONAL aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. .......... din ................
Directia Serviciile Denumirea dosarului (continutul pe scurt al problemelor la care se refera) Termenul de pastrare Observatii
Directia secretariat si administrativa A. Serviciul secretariat 1. ...................... Permanent
2. .................... 10 ani
3. ..................... 5 ani
B. Serviciul administrativ 1. .......................... Permanent
2. ........................ 10 ani
3. ....................... 5 ani
Anexa nr. 2
....................................
(denumirea creatorului)
...................................
(denumirea compartimentului)
INVENTARUL PE ANUL ..........
pentru documentele care se pastreaza permanent sau temporar
Nr. crt. Indicativul dosarului dupa nomenclator Continutul pe scurt al dosarului, registrului etc. Datele extreme Numarul filelor Observatii
Prezentul inventar format din ............ file contine ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Numerele .................. au fost lasate la ................................., nefiind incheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. .................
Astazi, .........................., s-au preluat ......... dosare.
Am predat, Am primit,
.................. .....................
Format A4
Anexa nr. 3
Institutia .................................................................
(regie autonoma, societate reglementata de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare)
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astazi, ........................., subsemnatii, ........................................................................, delegati ai compartimentului ..............................................., si .................................................., arhivarul institutiei ......................................................, am procedat primul la predarea si al doilea la preluarea documentelor create in perioada ............................. de catre serviciul mentionat, in cantitate de ............ dosare.
Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzand ................ pagini dactilografiate, conform dispozitiilor legale.
Am predat, Am primit,
............................ ............................
Anexa nr. 4
REGISTRU DE EVIDENTA
a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice
Nr. crt. Preluari/Data Denumirea compartimentului Datele extreme ale documentelor Numarul de dosare Iesiri din arhiva
Dupa inventar Primite efectiv
1 2 3 4 5 6 7
Anexa nr. 5
................................................
(denumirea creatorului)
....................................................
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr. .................
Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. ......... din ..................., selectionand in sedintele din ......................... documentele din anii*) ......................., avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute in nomenclatorul unitatii.
Presedinte,
............................
(numele si prenumele)
Semnatura
...........................
Membri,
...............................
(numele si prenumele)
Semnatura
.......................................
.......................................
...........................................
Secretar,
..................................
(numele si prenumele)
Semnatura
............................
Format A5
-----------
*) Anii extremi
Anexa nr. 6 - LISTA termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor
documentele medicale, dupa 100 de ani de la crearea lor;
registrele de stare civila, dupa 100 de ani de la crearea lor;
dosarele personale, dupa 75 de ani de la crearea lor;
documentele privind viata privata a unei persoane, dupa 40 de ani de la moartra acesteia;
documentele referitoare la siguranta si integritatea nationala, dupa 100 de ani de la crearea lor;
documentele privind afacerile criminale, dupa 90 de ani de la crearea lor;
documentele privind politica externa, dupa 50 de ani de la crearea lor;
documente ale societatilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, dupa 50 de ani de la crearea lor;
documentele fiscale, dupa 50 de ani de la creare;
documentele notariale si judiciare, dupa 90 de ani de la crearea lor.
NOTA:
Reproducem mai jos prevederile art. II-IV din Legea nr. 138/2013, care nu au fost incorporate in forma republicata a Legii nr. 16/1996 si care se aplica in continuare ca dispozitii proprii ale legii nr. 138/2013:
"Art. II
(1) Operatorii economici care, la data intrarii in vigoare a prezentei legi, presteaza servicii arhivistice au obligatia ca in termen de un an de la data intrarii in vigoare a prezentei legi*) sa solicite eliberarea autorizatiei de functionare, in conditiile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege.
(2) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, la data implinirii termenului prevazut la alin. (1), nu indeplinesc conditiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele audse prin prezenta lege, isi inceteaza activitatea in domeniul serviciilor arhivistice.
(3) Sanctiunea prevazuta la art. 18^4 alin. (2)**) din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, opereaza si in cazul contractelor incheiate anterior intrarii in vigoare a prezentei legi*), daca la data implinirii termenului prevazut la alin. (1) nu respecta prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege.
-------
*) Legea nr. 138/2013 a intrat in vigoare la data de 10 mai 2013.
**) Devenit art. 22 alin. (2) in forma republicata a Legii nr. 16/1996, prin renumerotare.
Art. III
Arhivele create de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, si preluate in custodie de catre persoane juridice, pe baza acordului Arhivelor Natioanle, pana la data intrarii in vigoare a prezentei legi, raman in custodia acelor persoane juridice.
Art. IV
(1) In cazul creatorilor de documente desfiintati la data intrarii in vigoare a prezentei legi*) si a caror arhiva exista, documentele cu valoare istorica in sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege se preiau de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind repturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
(2) In cazul creatorilor de documente desfiintti la data intrarii in vigoare a prezentei legi*), ale caror documente se afla in pastrare sau in custodie la persoane fizice sau juridice, inclusiv la casele teritoriale de pensii, finantarea transferului arhivei catre un operator economic autorizat sa presteze servicii arhivistice se va face din bugetul operatorului autorizat de servicii arhivistice.
(3) Pentru situatia prevazuta la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5) si (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, se aplica in mod corespunzator."
|
