HG 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor. Hotarare nr. 500/2011
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 372 din 27 mai 2011
Registrul general de evidenta a salariatilor
In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata, precum si al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, republicata,
Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.
Art. 1
Prezenta hotarare stabileste metodologia de
intocmire si completare a registrului general de evidenta a
salariatilor, denumit in continuare registru, inregistrarile care se
efectueaza, precum si orice alte elemente in legatura cu acesta.
Art. 2
(1) Incadrarea in munca a unei persoane se
realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 — Codul
muncii, republicata, numai prin incheierea unui contract
individual de munca, in temeiul caruia persoana fizica, in calitate
de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub
autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in
schimbul unei remuneratii denumite salariu.
(2) Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la
inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta
a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la
solicitarea acestora.
(3) Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii,
reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate
juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului
prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega
acestora si competenta infiintarii registrului.
(4) Au obligatia de a infiinta si transmite registrul la
inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice si
oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz,
institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice
ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local care
are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania.
(5) Completarea si transmiterea registrului se fac de catre
una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de
catre angajator.
(6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare si
transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea
dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru
protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu
modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari
servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de
munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor
legale in vigoare.
(7) Prestatorii prevazuti la alin. (6) nu pot subcontracta, la
randul lor, serviciile de completare si transmitere a registrului
incredintate de angajator.
(8) In situatia prevazuta la alin. (6), angajatorul are obligatia
informarii, in scris, a inspectoratului teritorial de munca despre
incheierea contractului de prestari servicii.
(9) Contractarea serviciului de completare si transmitere a
registrului nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de
prezentul act normativ.
(10) Angajatorii/prestatorii care opereaza efectiv in registru
au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale
salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii
nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare.
(11) Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa
le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea
parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei si
protectiei sociale.
Art. 3
(1) Registrul se intocmeste in forma electronica.
(2) Registrul se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde
urmatoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele,
prenumele, codul numeric personal — CNP, cetatenia si tara de
provenienta — Uniunea Europeana — UE, non-UE, Spatiul
Economic European — SEE;
b) data angajarii;
c) perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se
face detasarea;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii
Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munca;
f) durata normala a timpului de munca si repartizarea
acestuia;
g) salariul, sporurile si cuantumul acestora;
h) perioada si cauzele de suspendare a contractului
individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in
baza certificatelor medicale;
i) data incetarii contractului individual de munca.
Art. 4
(1) Completarea, respectiv inregistrarea in registru
a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) se face dupa cum
urmeaza:
a) la angajarea fiecarui salariat, elementele prevazute la
art. 3 alin. (2) lit. a)—g) se inregistreaza in registru cel tarziu in
ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul
in cauza;
b) elementul prevazut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completeaza
si pentru contractele individuale de munca deja inregistrate, in
termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei
hotarari;
c) elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) se
inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile
lucratoare de la data suspendarii;
d) elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. i) se
inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual
de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a
determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de
munca;
e) pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza
perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face
detasarea, anterior inceperii detasarii.
(2) Orice modificare a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2)
lit. a), c)—g) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua
lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile
lucratoare prevazut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003,
republicata. Exceptie fac situatiile in care modificarile se produc
ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act
normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care
angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de
continutul acestora.
(3) Orice corectie a erorilor survenite in completarea
registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de
acestea.
Art. 5
(1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial
de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre
urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe
portalul Inspectiei Muncii;
b) prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca
in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata
de angajator.
(2) Evidenta registrelor, respectiv a datelor cuprinse in
acestea, transmise de angajatori/prestatori de servicii, se tine
intr-o baza de date organizata la nivelul Inspectiei Muncii.
(3) Procedura privind transmiterea registrului in format
electronic se stabileste prin ordin al ministrului muncii, familiei si
protectiei sociale, dupa adoptarea solutiei tehnice a registrului in
format electronic si in functie de aceasta.
Art. 6
(1) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii
au obligatia de a completa si transmite registrul la inspectoratul
teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au angajatorii
sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare
anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat, cu obligatia
completarii acestuia conform art. 3.
(2) Unitatile fara personalitate juridica care au competenta
infiintarii registrului au obligatia de a completa elementele
contractului individual de munca conform art. 3 si de a transmite
registrul, in termenele prevazute la art. 4, la inspectoratul
teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara
activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta
hotarare.
Art. 7
Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul
angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei,
reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate
juridica, care au delegata competenta infiintarii registrului.
Art. 8
(1) Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar
personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune
conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de
munca, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin
urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul
individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare
la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale
de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice
alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea
completarii in registru.
(3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat
angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind
inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care
sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii,
salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel
cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul
personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
(4) Documentele sunt eliberate in copie certificata de
reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana
imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.
(5) Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui
salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea
datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare,
cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si
completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea
acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs
salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin
incalcarea acestor obligatii.
(6) In masura in care, din motive obiective, angajatorul se
afla in imposibilitatea de a elibera documentele prevazute la
alin. (3), salariatul sau fostul salariat poate solicita
inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul isi
desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa
rezulte elementele continute in registru, astfel cum a fost
intocmit si transmis de catre angajator. Inspectoratul teritorial de
munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului
electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de
la data solicitarii.
Art. 9
(1) Constituie contraventii urmatoarele fapte
savarsite de angajatori, persoane fizice sau juridice:
a) netransmiterea registrului cu elementele contractului
individual de munca prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a)—g), cel
tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre
salariatul in cauza;
b) refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca
registrul in format electronic, precum si dosarul personal al
salariatilor;
c) necompletarea elementelor contractului individual de
munca conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului in
termenele prevazute la art. 4;
d) completarea registrului de catre alte persoane decat cele
prevazute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6);
e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
f) alterarea sau stergerea datelor din registru, precum si
interventia neautorizata asupra aplicatiei informatice a
registrului.
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind
informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la
prestatorii de servicii;
h) refuzul angajatorului de a elibera copii dupa documentele
prevazute la art. 8 alin. (3), solicitate de catre salariat;
i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
j) nerespectarea prevederilor art. 7.
(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) se sanctioneaza dupa
cum urmeaza:
a) cea prevazuta la lit. a), cu amenda de 10.000 lei pentru
fiecare persoana primita la munca fara transmiterea la
inspectoratul teritorial de munca a registrului completat cu toate
elementele contractului individual de munca, fara ca amenda
totala cumulata sa depaseasca suma de 50.000 lei;
b) cele prevazute la lit. b)—c), cu amenda de la 5.000 lei la
8.000 lei;
c) cea prevazuta la lit. d)—f) si i) cu amenda de la 3.500 lei
la 5.000 lei;
d) cea prevazuta la lit. g) cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
e) cea prevazuta la lit. h) si j) cu amenda de la 300 lei la
1.000 lei.
(3) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac
de catre inspectorii de munca.
(4) Contravenientul poate achita in cel mult 48 de ore
jumatate din minimul amenzii contraventionale prevazute la
alin. (2) lit. b)—e).
(5) Aplicarea contraventiilor si sanctiunilor prevazute la
alin. (1) si (2) se face cu respectarea:
a) art. 22 din Conventia de la Viena privind relatiile
diplomatice, respectiv ale art. 31 din Conventia de la Viena
privind relatiile consulare referitoare la inviolabilitatea localurilor
misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;
b) art. 31 din Conventia de la Viena privind relatiile
diplomatice, respectiv ale art. 43 din Conventia de la Viena
privind relatiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdictie
a agentilor diplomatici, respectiv a agentilor consulari.
Art. 10
Prevederile art. 9 se completeaza cu dispozitiile
Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al
contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea
nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.
Art. 11
(1) Inspectia Muncii adopta solutia tehnica privind
registrul in forma electronica si aplicatia informatica pentru
completarea si transmiterea registrului de catre angajatori.
(2) Inspectoratul teritorial de munca distribuie aplicatia
informatica angajatorilor care au obligatia de a infiinta si
transmite registrul.
Art. 12
(1) Inspectia Muncii asigura accesul autoritatilor si
institutiilor publice la datele din registru, pe baza unor aplicatii de
interogare specifice, cu asigurarea masurilor de protectie a
datelor cu caracter personal. Conditiile, procedura de lucru si
limitele accesului la informatii se stabilesc, in conditiile legii, de
Inspectia Muncii prin protocoale de colaborare incheiate cu
autoritatile si institutiile publice solicitante.
(2) In scopul combaterii muncii nedeclarate materializata prin
neinregistrarea contractelor individuale de munca in registru,
Inspectia Muncii beneficiaza de accesul la bazele de date
detinute de autoritati si institutii publice, privind evidenta
populatiei, declaratii si inregistrari fiscale/vamale, asigurari si
prestatii sociale, precum si orice date si informatii utile activitatii
de control.
(3) Pentru familia ocupationala de functii bugetare
"diplomatie”, prevederile art. 4—6 se aplica in conditiile stabilite
printr-un protocol de colaborare incheiat intre Ministerul
Afacerilor Externe si Inspectia Muncii.
Art. 13
Registrele infiintate si inregistrate in conformitate
cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind
intocmirea si completarea registrului general de evidenta a
salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se
pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori, in conditiile legii.
Art. 14
(1) Prezenta hotarare intra in vigoare la data de
1 august 2011.
(2) La data intrarii in vigoare a prezentei hotarari se abroga
Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si
completarea registrului general de evidenta a salariatilor,
publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 172 din
22 februarie 2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
|
